LIBERATORIA PER LE RIPRESE FOTOGRAFICHE E AUDIOVISIVE, L’UTILIZZO E LA DIFFUSIONE DELL’IMMAGINE E DELLA VOCE E INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
1. Soggetti coinvolti e finalità
Per la gestione degli eventi FINI DANCE, degli stage e delle attività correlate, nonché per la realizzazione e l’utilizzo del materiale fotografico e audiovisivo, sono coinvolti:
- FINI PRODUCTION LLC, con sede in 371 Edgecombe Ave apt 4D, New York, NY 10031;
- ASTAR MEDIA COMPANY LLC, con sede in 1370 Washington Ave Suite 203, Miami Beach, FL 33139.
Le due società operano in qualità di contitolari del trattamento dei dati personali per le attività descritte nella presente liberatoria.
Per la realizzazione delle riprese e le attività tecniche di produzione e postproduzione, le società si avvalgono, su incarico per i singoli eventi o progetti, del videomaker Christian Gargarelli, con sede in Viale Belgio 21, 72100 Brindisi (BR), e degli eventuali collaboratori da lui coinvolti secondo le condizioni descritte nella presente informativa.
Il materiale fotografico e audiovisivo potrà essere utilizzato per documentare e promuovere le attività FINI DANCE, nonché per la realizzazione, promozione e diffusione del TV show “Dance Inside”, secondo le modalità indicate nella presente liberatoria.
La partecipazione alle attività non garantisce che il singolo partecipante venga fotografato o ripreso, né che compaia nei contenuti selezionati, montati, pubblicati o trasmessi.
2. Autorizzazione alle riprese e all’utilizzo e diffusione del materiale
Con l’accettazione della presente liberatoria, il partecipante maggiorenne oppure chi esercita la responsabilità genitoriale sul partecipante minorenne autorizza Fini Production LLC e ASTAR Media Company LLC, anche tramite i soggetti incaricati della produzione e distribuzione, a titolo gratuito e nei limiti delle finalità qui descritte:
- a fotografare e registrare l’immagine, la voce, le eventuali interviste e le prestazioni artistiche e coreutiche rese durante gli eventi e le attività FINI DANCE;
- a utilizzare, riprodurre, selezionare, montare, adattare, pubblicare, distribuire, trasmettere, diffondere e comunicare al pubblico il materiale, integralmente o per estratti;
- a realizzare adattamenti, riduzioni, elaborazioni e duplicazioni del materiale, anche mediante l’inserimento in contenuti audiovisivi e multimediali;
- a utilizzare il materiale per documentare e promuovere le attività FINI DANCE e per la realizzazione, promozione e diffusione del TV show “Dance Inside”;
- a utilizzare gli estratti e i contenuti selezionati nell’ambito della comunicazione promozionale e pubblicitaria delle attività e del programma sopra indicati.
Gli utilizzi potranno avvenire in Italia e all’estero, attraverso:
- trasmissioni televisive, in diretta o registrate, anche mediante repliche, su canali gratuiti o a pagamento;
- servizi di streaming e video on demand, compresi servizi in abbonamento, a pagamento per singolo contenuto o sostenuti dalla pubblicità;
- siti internet, social media e canali digitali delle società e dei soggetti coinvolti nella produzione, promozione e distribuzione;
- pubblicazioni cartacee, brochure, materiali editoriali e altri supporti promozionali collegati alle finalità indicate.
La presente autorizzazione comprende sia la realizzazione delle fotografie e delle registrazioni sia il loro successivo utilizzo, pubblicazione e diffusione secondo quanto descritto.
3. Gratuità, limiti degli utilizzi e dichiarazioni
L’autorizzazione è rilasciata a titolo gratuito. Per gli utilizzi effettuati nei limiti della presente liberatoria non sarà dovuto alcun compenso, anche in caso di utilizzo parziale, montaggio, adattamento o diffusione di frammenti nei quali il partecipante sia riconoscibile.
Il materiale non sarà utilizzato per finalità diverse da quelle descritte né in contesti che pregiudichino l’onore, la reputazione, la dignità o il decoro della persona ritratta.
La presente liberatoria non attribuisce al videomaker o ai suoi collaboratori un autonomo diritto di pubblicazione o diffusione del materiale per finalità proprie.
Il partecipante maggiorenne oppure chi esercita la responsabilità genitoriale sul partecipante minorenne dichiara:
- di aver letto e compreso le finalità e le modalità delle riprese e degli utilizzi autorizzati;
- di impegnarsi a rispettare le indicazioni organizzative necessarie per la corretta acquisizione delle immagini e delle registrazioni;
- di aver preso visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali riportata di seguito.
Restano fermi i diritti riconosciuti dalla normativa applicabile, compresi quelli relativi alla protezione dei dati personali.
4. Modalità di accettazione e partecipanti minorenni
La presente liberatoria è sottoposta a specifica accettazione nel modulo di iscrizione, mediante selezione dell’apposita casella, distinta dall’accettazione generale del regolamento.
Per i partecipanti minorenni, la selezione della casella è effettuata dal genitore o dal soggetto che esercita la responsabilità genitoriale, il quale indica nel modulo i propri dati identificativi e quelli del minore e dichiara di essere legittimato a rilasciare l’autorizzazione.
L’organizzazione conserva evidenza dell’accettazione e della versione della liberatoria presentata nel modulo.
5. Informativa sul trattamento di immagine, voce e registrazioni audiovisive
Contitolari e contatti
Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679, Fini Production LLC e ASTAR Media Company LLC, con sedi sopra indicate, trattano in qualità di contitolari i dati personali connessi alle riprese e agli utilizzi descritti nel presente documento.
Per richieste relative a tali trattamenti è possibile scrivere a info@finidance.nyc. L’interessato può comunque esercitare i propri diritti nei confronti di ciascuno dei contitolari.
L’interessato può esercitare i diritti previsti dal GDPR, nei casi e nei limiti applicabili, e revocare il consenso in qualsiasi momento. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. Per le richieste relative ai trattamenti descritti nella presente informativa è possibile scrivere a info@finidance.nyc. L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente. Una descrizione dei diritti è disponibile nella sezione “Diritti dell’interessato” dell’informativa privacy generale.
Dati trattati, finalità e base giuridica
I dati trattati comprendono l’immagine, la voce, le eventuali interviste e le registrazioni delle prestazioni artistiche e coreutiche dei partecipanti, nonché i dati identificativi e le informazioni necessari a documentare l’autorizzazione ricevuta.
Le finalità sono la documentazione e la promozione delle attività FINI DANCE e la realizzazione, promozione e diffusione del TV show “Dance Inside”.
Per le riprese e gli utilizzi descritti, la base giuridica individuata è il consenso dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera a), del GDPR, espresso mediante l’apposita autorizzazione. Per i minorenni, l’autorizzazione è raccolta da chi esercita la responsabilità genitoriale.
Il mancato rilascio del consenso impedisce gli utilizzi fondati su tale consenso.
La documentazione delle autorizzazioni può essere trattata anche per adempiere agli obblighi di dimostrazione del consenso e, ove necessario, per accertare, esercitare o difendere un diritto.
Videomaker, collaboratori e riservatezza
Le riprese e le attività di selezione, montaggio e postproduzione sono affidate a Christian Gargarelli su incarico per i singoli eventi o progetti.
Il trattamento svolto per conto dei contitolari deve essere disciplinato da un apposito accordo ai sensi dell’art. 28 del GDPR.
Il videomaker può avvalersi di collaboratori per le attività affidate, nel rispetto delle condizioni dell’incarico e delle istruzioni dei contitolari. Quando i collaboratori operano come sub-responsabili del trattamento, il loro coinvolgimento è subordinato all’autorizzazione scritta, anche generale, dei contitolari e agli ulteriori adempimenti applicabili.
Il videomaker e i collaboratori sono vincolati alla riservatezza sul materiale, compreso il girato non selezionato. Non possono pubblicarlo, diffonderlo, cederlo o utilizzarlo per finalità proprie, inclusi portfolio, siti personali e social media, al di fuori delle istruzioni e delle autorizzazioni dei contitolari.
Destinatari e diffusione
Il materiale potrà essere comunicato a soggetti coinvolti nella produzione, promozione e distribuzione dei contenuti, comprese emittenti televisive, distributori audiovisivi e gestori di piattaforme digitali.
I contenuti selezionati potranno essere diffusi al pubblico attraverso i canali indicati nella presente liberatoria, nei limiti degli utilizzi autorizzati.
Conservazione
Il materiale fotografico e audiovisivo non selezionato sarà cancellato entro 12 mesi dall’approvazione del montaggio definitivo.
Qualora il progetto venga definitivamente abbandonato prima dell’approvazione del montaggio, il materiale non destinato ad altri utilizzi autorizzati sarà cancellato entro 12 mesi dalla decisione di abbandono.
I contenuti definitivi e promozionali saranno conservati per il periodo di produzione, distribuzione e sfruttamento autorizzato del programma e per la durata degli utilizzi promozionali autorizzati delle attività FINI DANCE, tenendo conto delle effettive esigenze di rimontaggio e consegna ai distributori. La necessità di conservarli sarà verificata annualmente. Una volta cessati gli utilizzi autorizzati e venute meno le esigenze che ne giustificano la conservazione, i contenuti saranno cancellati entro 12 mesi.
Questi termini non pregiudicano la gestione delle richieste di revoca o cancellazione secondo la normativa applicabile.
La documentazione delle autorizzazioni sarà conservata per tutta la durata degli utilizzi del materiale e, successivamente, per il periodo necessario a dimostrare le autorizzazioni ricevute e ad accertare, esercitare o difendere un diritto, tenendo conto dei termini di prescrizione applicabili. In caso di controversia, la documentazione pertinente potrà essere conservata fino alla sua definizione, nei limiti necessari alla tutela dei diritti.
Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo
Qualora in futuro si rendessero necessari trasferimenti di dati personali al di fuori dello Spazio economico europeo, i titolari aggiorneranno preventivamente l’informativa, indicando le destinazioni, i presupposti del trasferimento e le eventuali garanzie applicabili, nonché le modalità per ottenere informazioni o copia delle garanzie. I trasferimenti saranno effettuati soltanto nel rispetto delle condizioni previste dal Capo V del Regolamento (UE) 2016/679.
Diritti e revoca del consenso
L’interessato può esercitare i diritti previsti dal GDPR, nei casi e nei limiti applicabili, compresi accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità e opposizione.
Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento scrivendo a info@finidance.nyc. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente.
Non sono previsti processi decisionali automatizzati né attività di profilazione nell’ambito dei trattamenti descritti.
